Veel zzp’ers hebben de laatste weken weer hun schoenendozen met bonnen over de schutting van de boekhouder gegooid voor de inkomstenbelasting. Of ze waren dagen druk met het bij elkaar zoeken van alle bonnetjes om alle kosten te verantwoorden. Zonde van de tijd én het kost geld, want het is natuurlijk nooit zo secuur dan als je regelmatig de administratie bijhoudt. Daarom een aantal tips om de administratie op orde te houden. Want dat onderneemt een stuk rustiger.

1. Ken de basisregels

Zie je jezelf als een serieuze ondernemer of zzp’er, dan hoort daarbij dat je de administratieve basisregels kent. Verdiep je daar dus eens in. Wat verwacht de belastingdienst precies van je? Wanneer moet je btw-aangifte doen? Wat zijn zakelijke kosten? Hoe lang moet ik de administratie bewaren? Wanneer moet ik bezittingen afschrijven?

En heb je een bv, omdat dat bijvoorbeeld fiscaal interessanter is, let er dan op dat daar een aantal andere regels voor gelden dan een eenmanszaak. En dat je naast de inkomstenbelasting ook de jaarlijkse aangifte voor de vennootschapsbelasting doet.

2. Plan een vast moment in (inkoppertje)

Als ondernemer ben je liever bezig met leuke projecten en het ondernemen zelf, dan met de administratie. Toch loont het echt om elke week op een vast moment even de administratie te doen. Door je werkzaamheden in kleine, behapbare stukken te delen, hoef je niet aan het einde van een maand of kwartaal de hele dag te zwoegen. Voor de meeste zzp’ers geldt: wekelijks de administratie doen kost je echt niet meer dan een halfuur per week.

Zie je er echt tegenop? Doe het dan aan het begin van de dag, want dan zie je er tenminste niet de hele dag tegenop. En maak het zo leuk mogelijk voor jezelf, bijvoorbeeld door even te gaan werken in een gezellig cafeetje.

3. Zo breng je structuur aan

Structuur in je administratieve werkzaamheden is essentieel. Met een to-do-app kun je eenvoudig terugkerende administratieve taken afvinken. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat je niets vergeet.

Voeg in de to-do-app de volgende terugkerende taken toe:

• Wekelijkse administratie, bijvoorbeeld: facturen sturen, facturen betalen, kosten boeken, ritten invoeren, betalingen doen, gewerkte uren invoeren, etc.
• Maandelijkse administratie, bijvoorbeeld: salaris overmaken, declaraties doorgeven.
• Deadlines per kwartaal, bijvoorbeeld: btw-aangifte doen.

Daarnaast helpt het om overzicht te houden in je mailbox. Creëer aparte mappen en maak deze wekelijks leeg. Maak bijvoorbeeld mappen voor:

• Betalingen die je nog moet doen
• Facturen of bonnen die je nog in je boekhoudsysteem moet koppelen aan transacties
• Salarisadministratie

4. Investeer in een goed boekhoudsysteem

Een goed boekhoudsysteem kan je veel tijd schelen en is daarom de investering van een paar tientjes per maand meer dan waard. Zo zijn er bijvoorbeeld systemen die je periodieke facturen en reminders automatisch versturen, waarin je de btw-aangifte kan doen en die door de nieuwste technologie je bijna altijd de juiste suggestie geven voor het boeken van je kosten. Ook kan je in veel systemen een iDEAL-link toevoegen aan je factuur, waardoor het makkelijker wordt om te betalen (en de kans groter is dat dit tijdig gebeurt).

Bekende boekhoudsystemen die een oplossing zijn voor zzp’ers zijn onder meer e-Boekhouden.nl, Moneymonk, Tellow, Moneybird en Snelstart. Ook heeft KNAB, de bank voor zzp’ers, tegenwoordig een eigen boekhoudsysteem.

5. Reserveringen

Reserveer geld, zodat je voldoende saldo hebt op de momenten dat je geld moet overmaken. Je weet bijvoorbeeld nu al dat je aan het einde van januari, april, juli en oktober btw-aangifte gedaan moet hebben. Door geld te reserveren kom je niet in de problemen. En dat reserveren kan heel makkelijk. Zo kan je bij KNAB btw-sparen; van elke inkomende transactie wordt dan 21 procent (of een ander percentage) overgemaakt naar een spaarrekening. Dat geld kan je elk kwartaal gebruiken voor de btw. Dit kan je natuurlijk ook doen voor je oude dag door een automatische maandelijkse overboeking in te stellen naar je pensioen- of beleggingsrekening.

6. Te ingewikkeld? Huur een professional in

Weet waar de grens ligt van je eigen kennis en vaardigheden. Als iets te ingewikkeld wordt, kan je beter iemand inhuren met verstand van zaken. Dat scheelt een hoop tijd en geld én geeft rust. Neem de salarisadministratie. Voor een paar tientjes per kwartaal huur je daarvoor een gespecialiseerd bedrijf in. Het is een verkeerde besparing om dat allemaal zelf te doen.