Als zelfstandig ondernemer is het wettelijk verplicht om bepaalde juridische documenten te bezitten. Daarnaast zijn een aantal documenten vooral heel verstandig om te hebben. In dit artikel vertellen we je welke juridische documenten je nodig hebt zodra je aan de slag gaat als zelfstandige.

1. Oprichtingsdocumenten

Voor iedere zelfstandige is de eerste stap het formeel registreren van het bedrijf. Voor een bv moet je een oprichtingsakte hebben die is opgesteld door een notaris. Voor een eenmanszaak is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) voldoende. Deze documenten leggen de basis van je bedrijf vast, zoals de bedrijfsnaam, de juridische structuur en de activiteiten die je verricht.

2. Juridische documenten bij personeel

Zodra je personeel aanneemt, is het opstellen van arbeidscontracten noodzakelijk. Daarnaast is het verplicht om gedegen personeelsdossiers bij te houden. Die bevatten naast de getekende arbeidsovereenkomsten ook de loonstroken. Niet verplichte, maar wel nuttige andere documenten zijn bijvoorbeeld: ziekteverzuim, afspraken over promoties en functiebeschrijvingen.

3. Privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten

Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het verplicht om betrokkenen te informeren over de manier waarop je hun persoonsgegevens verwerkt. Dit gebeurt vaak via een privacyverklaring. Daarnaast vereist de AVG een verwerkersovereenkomst wanneer derde partijen toegang hebben tot gegevens.

4. Algemene voorwaarden

Het hebben van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wordt wel sterk aangeraden. Algemene voorwaarden zijn de juridische basis van een bedrijf en zijn belangrijk in de relatie met klanten. In de algemene voorwaarden staan bepalingen over zaken als garantie, annulering, aansprakelijkheid en betalingen.

5. Overeenkomst van opdracht of samenwerkingsovereenkomst

Als je als zelfstandige voor een opdrachtgever aan de slag gaat of juist een collega zzp’er zelf inhuurt, kan je de gemaakte afspraken vastleggen in een overeenkomst van een opdracht. Vaak wordt hiervoor een zogeheten modelovereenkomst gebruikt. Je beschrijft daarin de werkzaamheden, de onderlinge relatie, aansprakelijkheid, betalingen en andere belangrijke voorwaarden. Het document helpt bij het aantonen aan de Belastingdienst dat er geen sprake is van een dienstverband.

Bij de Belastingdienst kan je algemene modelovereenkomsten en modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen downloaden.

6. Factuur

Zodra je spullen verkoopt of diensten levert als zelfstandige, is een factuur een verplicht juridisch document. Bovendien heb je een administratieverplichting. Dat betekent dat je onder meer offertes, facturen en overeenkomsten moet bewaren. Je bent verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.